Veileder for turkoordinator

Om turkoordinators ansvar og oppgaver

Siste oppdatering: 19.01.2018

Veilederen er utarbeidet for aktiviteter i regi av DNT fjellsport Aust-Agder (DNTfAA).

Styret i DNTfAA fastsetter gjennom denne veilederen retningslinjer for gjennomføring av aktiviteter og hva som er turkoordinators (TK) ansvar og oppgaver. TK plikter å gjennomgå veilederen og følge de retningslinjene som her angis.

Innhold


  • Bruk av veilederen
  • Turkoordinator
  • Sikkerhet
  • Oppgaver
  • Økonomi
  • Gode rutiner på tur

Bruk av veilederen

Veileder for turkoordinator inngår i et system for planlegging, gjennomføring og rapportering av aktiviteter i regi av DNTfAA. Veilederen skal peke videre til relevant informasjon for TK.


Skjema og dokumentmaler

Følgende skjema og dokumentmaler skal være tilgjengelige for TK:
  • Turbeskrivelse: Innmeldingskjema for publisering av aktiviteter
  • Sjekklister: Sjekklister for planlegging og forberedelser, rapportering og sikkerhet.
  • Kontaktliste: Liste over viktige kontakter. Ligger nå under sjekklister.
  • Aktivitetsrapport: Kortfattet skjema som fylles ut umiddelbart etter aktiviteten.
  • Regnskapsmal

Utvikling av veilederen

Veilederen er under kontinuerlig utvikling. For å kunne lage en god veileder er vi avhengig av tilbakemeldinger fra brukerne. Har du innspill eller ser åpenbare feil så meld fra til nettansvarlig eller andre i styret.

Aktiviteter

Aktiviteter betyr i denne sammenhengen turer, kurs og andre arrangementer hvor man er i fysisk aktivitet. Møtevirksomhet, teorikurs og lignende omfattes ikke av denne veilederen.

Målgruppen for DNTfAAs aktiviteter er de som har erfaring fra turer i høyfjellet utenfor de oppmerkede turløypene. Det betyr at det kreves generelt noe mer av deltakerne på DNTfAAs aktiviteter enn f.eks. på fellesturer i regi av AAT. Deltakeren må være mer selvstendig, fysisk skikket og kunne ta vare på seg selv under krevende forhold.

Turkoordinator

Aktiviteter i regi av DNTfAA skal ha en turkoordinator (TK).

TK skiller seg fra turleder (TL) ved at TK har en i hovedsak koordinerende rolle. TK har ikke det samme formaliserte lederansvaret og kravet til formell kompetanse som TL. Forutsetningen for at dette skal fungere og kunne gjennomføres på en sikker måte, er at også deltakerne har en viss kompetanse, erfaring og ferdigheter.

Ansvar

Alle deltakere på DNTfAAs aktiviteter deltar på eget ansvar. Deltaker er pliktig å gi tilbakemelding til TK dersom man mener at sikkerheten ikke er god nok. Se egen side om deltakers ansvar.

TK har anledning til å avvise/bortvise deltakere dersom disse anses å være en fare for sikkerheten.

Ansvarlig turkoordinator

Hvis det er et ønske eller behov for å fordele jobben på to eller flere turkoordinatorer må en av de to være ansvarlig TK. Ansvarlig TK har det overordnede ansvaret for aktiviteten og må sørge for at både den andre TK og deltakere følger opp sine ansvarsområder.

Tilfeller hvor det kan være hensiktsmessig å være flere TK:

  • For nye TK kan det være en trygghet i å samarbeide med en mer erfaren TK om aktiviteten.
  • Når aktiviteten krever spesiell kompetanse eller mye arbeid med organisering.

Godtgjørelse

Alle våre aktiviteter er basert på frivillig innsats, så hovedregelen er at TK ikke får noen godtgjørelse.

Et unntak gjelder ved overnatting på AAT sine hytter: Her kan TK overnatte gratis. Forutsetningen er at arrangementet er en del av det alment tilgjengelige programmet til fjellsportgruppa (typisk en såkalt fellestur). Gratis overnatting gjelder altså ikke turer av privat karakter eller f.eks. turer tatt på sparket gjennom annonsering på facebook. 

Ved flere TK på samme arrangement: I utgangspunktet gjelder gratis overnatting kun for ansvarlig TK.

Besøksprotokoll og betalingsfullmakt: Protokollen må fylles ut uavhengig av eventuell gratis overnatting. Merk protokoll og/eller betalingsfullmakt med «turkoordinator» eller «turleder» slik at de som fører regnskap for hyttene skjønner hvorfor du ikke har betalt.

Kurs

TK oppfordres til å gjennomføre førstehjelpskurs og DNTs turlederutdanning. Dersom TK ikke har relevante turlederkurs skal turdeltakerne gjøres oppmerksomme på dette.

AnkerSikkerhet, beredskap og varsling

Vær forberedt på at uventede ting kan skje og raskt utvikle seg til en kritisk situasjon. Gjør en vurdering av sikkerheten og ta forholdsregler som gjør deg bedre rustet til å takle utfordringer. 

  • Bruk gjerne sjekklister for sikkerhet som et verktøy for å planlegge gode og trygge aktiviteter.
  • Ta med en kontaktliste med viktige telefonnumre i tilfelle det blir nødvendig å få tak i hjelp.
  • Faktaark om sikkerhet, beredskap og varsling: Disse kan du skrive ut og ta med i sekken.
  • Tren på livreddende førstehjelp.
  • Tenk brannsikkerhet på hyttene.
  • Bruk fjellvettreglene.

Beredskap

Oppstår det en nødsituasjon på tur skal TK varsle foreningen i tillegg til relevante nødetater.

Nødkontakt: Hvis aktiviteten må risikovurdere så kan det være lurt å avtale med en person at denne skal være tilgjengelig på telefon hele døgnet. Nødkontakten kan da bistå med videre varsling og informasjon i en kritisk situasjon.

Varsling

For å varsle foreningen om skader eller ulykker, kontakt følgende:

  • Daglig leder i AAT
  • Styreleder eller andre styremedlemmer i DNT fjellsport Aust-Agder.
  • Oppnår du ikke kontakt med hverken Fjellsportgruppa eller AAT, ring DNTs beredskapstelefon på 4000 1868, og tast 3.

Pressekontakt

Henvendelser fra presse, pårørende og andre henvises til daglig leder i AAT eller politiet.

Brannsikkerhet

De aller fleste DNT-hyttene er bygget i treverk og representerer en potensiell stor brannfare. Det samme gjelder telt og sovepose etc. En situasjon med brann blir fort spesielt kritisk om vinteren da man kan risikere å fryse i hjel ute.

I hytta er det viktig å sikre klær som henger over ovnen, passe på stearinlys og behandle propankjøkken med respekt. Om vinteren må pipa holdes fri for snø.

Røykvarslere kan være et irritasjonsmoment ved høy fukt og mye matos. Noen tar ut batteriet for å unngå piping under matlagingen. Husk da å sette inn batteriet før dere legger dere om kvelden! 

Rømningsvei: Forsikre deg om at det finnes rømningsvei og at denne ikke er blokkert av snø, gjenstander eller at dør/vindu er kilt fast.

Sikringsbu: Hvis det er en sikringsbu eller lignende i umiddelbar nærhet, sørg for at den er åpen og tilgjengelig slik at det er mulig å komme seg inn ved et nødstilfelle.

Overnatting ute: Er det ikke andre overnattingsmuligheter i umiddelbar nærhet eller dere sover i telt så må en i et nødstilfelle berge med seg noe klær, sko, sovepose, vindsekk og eventuell spade.

Skogbrann: Er du usikker på brannfaren, sjekk varselet på yr.no. Vær ekstra forsiktig med bruk av åpen ild når det er stor fare for skogbrann. Husk at i perioden 15. april til 15. september er det et generelt forbud mot å gjøre opp ild i skogmark. Nye forskrifter av 2016 har endret noe på dette.

Oppgaver

TK har det overordnede ansvaret for planlegging, gjennomføring og rapportering av aktiviteten.

Planlegging og forberedelser

  • Transport og logistikk.
  • Gjennomgå deltakerlisten og kontakte dem man ikke kjenner for å sjekke om de er erfarne nok til å delta.
  • Fordele oppgaver til deltakerne ved behov. Det kan feks. være innkjøp, organisere kjøring, skaffe til veie utstyr etc.
  • Informere alle deltakerne før turen ved behov. Det kan feks. være siste nytt om værforhold, skredfare, endringer i planer, antall deltakere etc.
  • Risikovurdering: Se egen side om risikovurdering.
  • Eventuelt lage en avtale med en nødkontakt. Kontakten skal være tilgjengelig på telefon så lenge aktiviteten pågår. Hvis det ikke er mulig å finne andre: Spør en fra styret i DNTfAA eller daglig leder i AAT.

Gjennomføring

  • Aktiviteten skal gjennomføres som planlagt. TK kan imidlertid gjøre endringer underveis hvis det er: a) sikkerhetsmessige grunner til dette b) deltakerne ønsker endringer. Det er altså mulig å se an deltakernes interesser og ferdigheter og tilpasse aktiviteten etter disse.
  • Dersom det viser seg å være liten interesse for aktiviteten har TK anledning til å avlyse. De påmeldte skal i så fall varsles så tidlig som mulig.
  • TK har ansvaret for at avgjørelser blir tatt underveis. Alle deltakere skal få ytre sin mening men i siste instans er det TK som tar den endelige avgjørelsen. Dersom det oppstår spesielt krevende situasjoner skal TK selv ta ledelsen, alternativt ta initiativ til at den/de som synes mest kompetente utpekes som ledere, dersom dette ikke skjer av seg selv.
  • På Fjellportgruppas arrangementer er det alltid sikkerhet som er det viktigste. Turfølget skal så langt det lar seg gjøre holdes samlet og dersom følget deles skal TK utpeke en annen deltaker til å lede den eller de gruppene han/hun selv ikke er med i.

Rapportering

  • Dersom det har oppstått personskade eller andre alvorlige situasjoner skal Fjellsportgruppas styreleder og AATs daglige leder informeres om dette så snart det lar seg gjøre.
  • Aktivitetsrapporten skal fylles ut umiddelbart i etterkant. Også om arrangementet ble avlyst.
  • Regnskap for turen skal leveres DNTfAAs kasserer.
  • Noen liker å skrive turreferat og mange deltakere setter pris på dette. Eventuelle referat leveres DNTfAAs nettansvarlig for publisering.

Økonomi

De fleste arrangementene er basert på prinsippet deltakelse til kostpris.

Det betyr at prisen deltaker må betale kun skal dekke faktiske kostnader og ikke generere et overskudd. Typiske felleskostnader er: Kjøring med privatbiler (bileier får kjøregodtgjørelse, 4 kr/km), parkering, taxi, fellesmåltider, eventuelt overnatting etc. TK velger hvordan dette løses praktisk, med forhåndsbetaling eller etterbetaling, om alle betaler overnatting hver for seg etc.

Pris for medlem / ikke medlem / samarbeidspartnere: Det er naturlig at deltakere som ikke er medlem av DNT betaler en høyere pris for lån/leie av utstyr, kursavgift etc. Det skal lønne seg å være medlem! Hvis man samarbeider om en aktivitet med en annen forening (f.eks. AKK, GAKK) så gjelder prisene for medlemmer.

Foreningens bankkonto: TK har anledning til å benytte seg av denne for forskuddsbetaling/depositum etc. ved påmelding. Dette krever imidlertid at regnskapet for arrangementet leveres med alle bilag (kvitteringer o.l.). Avtal dette på forhånd med en som disponerer kontoen.

Hvis TK velger å ta betaling i forkant av arrangementet så skal dette legges inn i påmeldingsystemet. Deltaker kan dermed ikke melde seg på uten å betale først.

Avmelding og refusjon: Se vilkår for deltakelse. TK velger selv hvilke vilkår som skal gjelde for aktiviteten, men husk å tydeliggjøre dette i aktivitetsbeskrivelsen!

Gode rutiner på tur

TK er koordinator – ikke leder eller tjener. Alle må være med å bidra på tur og jo mer som går av seg selv jo bedre. Ved behov delegerer TK oppgavene blant deltakerne. Typiske oppgaver er matlaging, oppvask, utvask fra hytten før avreise, henting av vann og ved etc.

TK sørger for at deltakerne er orientert om turopplegget generelt, hva som er planen for dagen og planen for eventuelt de neste dagene. Finn passende anledninger for å samle gruppen og gi nødvendige statusoppdateringer underveis. Etter en dag ute er det naturlig å gjennomgå neste dags program om ettermiddagen/kvelden. Informer om planlagt rute, turens lengde og lende, værutsikter og føreforhold, hensiktsmessig utstyr og bekledning, og om tidspunkt for avgang.

Dersom det blir aktuelt å endre på planene bør deltakerne rådspørres. Bruk den kompetansen som er i gruppa til å fatte gode avgjørelser. Til slutt tar TK den endelige beslutningen.

Sørg for at alle henger med underveis. Ta små pauser ved behov og gi beskjed om hvor lenge man blir stående så alle kan planlegge gjøremål i pausen ut i fra dette.

I dårlig vær, vanskelig terreng eller når TK ellers finner det ønskelig skal gruppen holdes samlet. Under slike forhold kan det være praktisk at TK utpeker en av deltakerne til å gå bakerst og passe på at ingen sakker akterut.

God tur!